Secretária

Maria Cristina

secretaria@casadaboia.com.br

Ramal: 250

Descrição do cargo

É responsável pela administração dos assuntos pertinentes e relacionados à diretoria, principalmente nos aspectos referentes à agenda do diretor, filtro das ligações telefônicas, gestão das correspondências e documentos e das demandas dos demais colaboradores quando pertinentes à diretoria.

Suas responsabilidades

• Receber, abrir e dar o adequado encaminhamento às correspondências destinadas ao Diretor ou à Diretoria;
• Programar pagamentos do Diretor;
• Separar, organizar e arquivar documentos físicos e eletrônicos da diretoria;
• Redigir e dar o adequado encaminhamento aos e-mails e correspondências relativas aos assuntos da diretoria;
• Atender presencialmente e dar adequado encaminhamento às pessoas que procurem o diretor ou a diretoria;
• Atender e dar adequado encaminhamento aos telefonemas das pessoas que procurem o diretor ou a diretoria;
• Pesquisar, solicitar amostras, realizar o pedido de cotação, apresentar sugestões e aprovar, junto com a diretoria, os brindes para clientes, fornecedores e pessoas determinadas pela diretoria;
• Receber, manipular, embalar, separar, endereçar e enviar/entregar os brindes para os departamentos da empresa, clientes, fornecedores, prestadores de serviço e pessoas determinadas pela diretoria;
• Elaborar atas de reuniões;
• Coordenar a organização de festas e/ou recepções oferecidas pela organização;
• Coordenar a participação da empresa ou do diretor em eventos como feiras, palestras, seminários e similares;
• Atender aos requisitos do Sistema de Gestão da Qualidade;
• Sugerir e implementar melhorias.

Autoridades

• Contatar clientes, fornecedores e representantes do poder público;
• Acessar documentos confidenciais;
• Acessar sistema eletrônico da organização nas partes necessárias à execução de suas funções.

Seu superior imediato

• Diretor de de Operação e Negócios
• Diretora Cultural e Patrimonial