Secretária

Descrição de seu cargo

É responsável pela administração dos assuntos pertinentes e rela­cionados à diretoria, principalmente nos aspectos referentes à agenda do diretor, filtro das ligações telefônicas, gestão das correspondências e documentos e das demandas dos demais colaboradores diretamente subordinados à diretoria.

Suas responsabilidades

  • Receber, abrir e dar o adequado encaminhamento às correspon­dências destinadas ao Diretor ou à Diretoria;
  • Programar pagamentos do Diretor;
  • Separar, organizar e arquivar documentos físicos e eletrônicos da diretoria;
  • Redigir e dar o adequado encaminhamento aos e-mails e corres­pondências relativas aos assuntos da diretoria;]
  • Atender presencialmente e dar adequado encaminhamento às pes­soas que procurem o diretor ou a diretoria;]
  • Atender e dar adequado encaminhamento aos telefonemas das pessoas que procurem o diretor ou a diretoria;
  • Digitar a atualização dos Mapas de Despesas Gerais e Margens Reais;
  • Digitar a atualização dos Mapas de Faturamento, Tonelagem e V/K (anual);
  • Pesquisar, solicitar amostras, realizar o pedido de cotação, apresentar sugestões e aprovar, junto com a diretoria, os brindes para clientes, fornecedores e pessoas determinadas pela diretoria;
  • Receber, manipular, embalar, separar endereçar e enviar/entregar os brindes para os departamentos da empresa, clientes, fornecedores, prestadores de serviço e pessoas determinadas pela diretoria;
  • Elaborar atas de reuniões;
  • Coordenar a organização de festas e/ou recepções oferecidas pela organização;
  • Coordenar a participação da empresa ou do diretor em eventos como feiras, palestras, seminários e similares;
  • Atender aos requisitos do Sistema de Gestão da Qualidade;
  • Sugerir e implementar melhorias.

Suas autoriadade

  • Contatar clientes, fornecedores, e representantes do poder público;
  • Acessar documentos confidenciais;
  • Acessar sistema eletrônico da organização nas partes necessárias à execução de suas funções;

Departamento a que pertence

Diretoria

Seu superior imediato

Diretor

Cargos sob sua coordenação

Nenhum colaborador